Pour mettre en œuvre une GED, votre entreprise doit d’abord déterminer ses besoins et ses objectifs en matière de gestion documentaire.

Les solutions de GED choisies sont ensuite pilotées dans une seule division et affinées avant d’être déployées dans l’ensemble de l’organisation.

PRÉCISER LES OBJECTIFS DE VOTRE PROJET DE GED PAR RAPPORT À VOTRE ENTREPRISE

Avant de s’engager dans un système de GED, les entreprises devraient évaluer leurs besoins dans des domaines tels que :

Factures, contrats et autres documents électroniques considérables ;

Importation/exportation de fichiers, numérisation de documents, indexation/recherche de documents, automatisation des processus ; Stockage de documents.

Contrôler qui peut voir quoi, quand et à quelle fréquence les documents sont partagés et stockés fait partie de la gestion des documents.

Vous pouvez demander un audit à un éditeur de logiciel de gestion documentaire avant de faire appel à ses services. Cela vous aidera à vous familiariser avec les fonctionnalités disponibles et à créer un système de GED unifié.

Des informations telles que l’environnement numérique de l’organisation et la gestion des flux documentaires envisagée sont prises en compte.

 

INSTALLER UNE GED ADÉQUATE

Les informations recueillies au début du projet peuvent être utilisées pour choisir la division qui devrait participer à un programme pilote testant la gestion électronique des documents et ses avantages potentiels. Nous pouvons ensuite évaluer l’impact de ce changement sur le stockage des données et sur d’autres activités de l’entreprise.

Le contenu précis du programme de GED peut alors être modifié et une approche cohérente de la dématérialisation peut être choisie. Cela peut se faire de manière départementale (avec des programmes de GED distincts pour chaque division) ou de manière unifiée (avec un programme de GED unique pour tous les départements).

 

Les types de GED 

1. GED administrative

Les applications de gestion électronique de documents concernent le stockage d’un large éventail de dossiers administratifs, dont beaucoup sont désormais stockés sous forme de représentations numériques. Il s’agit de documents tels que les factures, les bons de commande, etc.

Ce type de GED est généralement intégré dans un programme de gestion plus vaste, permettant aux utilisateurs d’accéder rapidement et facilement aux versions numériques des documents pertinents sans avoir à se déplacer inutilement ou à encombrer davantage leur espace de travail.

 

2. La GED bureautique

Les logiciels Lotus et Microsoft en sont des exemples. Conformément à la tendance au « travail de groupe » (groupware), ces produits sont compatibles avec les systèmes bureautiques classiques.

LotusNotes est l’exemple le plus répandu d’application de GED Office, qui permet de gérer des documents dans leur format d’origine (Word, Excel, etc.), de consolider leur classement sur un ou plusieurs serveurs, d’échanger ces documents ou de les distribuer à d’autres collaborateurs.

Toute solution de GED bureautique doit répondre à ces exigences :

Intégrité technique et fonctionnelle avec l’environnement de productivité. L’outil de GED est alors perçu comme un facteur d’unification dans l’échange de documents entre les équipes.

Indexation rapide, recherche simple et autres fonctionnalités facilitant la production.

Le versionnage, les connexions en direct avec le fichier original et d’autres caractéristiques de la gestion documentaire en direct.

Amélioration de la collaboration grâce à la messagerie unifiée dans le document, à l’annotation et au flux de travail.

3. Contrôle de la paperasserie

Il s’agit d’une évolution naturelle de la recherche de documents, qui est largement utilisée dans les bibliothèques et les ressources universitaires, ainsi que dans l’évaluation des articles d’actualité.

Les thésaurus, le texte intégral (indexation et recherche en texte intégral) avec des opérateurs de proximité, la recherche basée sur des concepts et, occasionnellement, la recherche en langage naturel sont des méthodes d’indexation et de recherche typiques utilisées par cette catégorie de SGD. L’indexation n’a pas la structure des programmes plus typiques.

4. GED technique

Tous les programmes dont le mot GED est associé à un certain secteur d’activité entrent dans cette catégorie, également connue sous le nom de « GED commerciale ».

En règle générale, il s’agit de modifier des fichiers dans un format propre à un domaine donné. L’administration de plans et de rapports techniques, par exemple, est un exemple de ce type d’activité industrielle.

5. Gérez vos images 

Les logiciels de gestion de documents électroniques, tels que les photographies ou les scans, entrent dans cette catégorie. Les photos converties électroniquement et les fichiers provenant de traitements de texte, de tableurs, etc. peuvent généralement être gérés par le même logiciel, de sorte que cette classification n’est pas trop restrictive.

De même, les logiciels de gestion de documents peuvent être utilisés pour tous les types de documents. Lorsque le logiciel adéquat est installé, les applications GEIDE COLD peuvent également traiter des documents scannés et vice versa.

Différentes stratégies de capture d’images sont disponibles, chacune étant mieux adaptée à un ensemble spécifique de documents et de cas d’utilisation. Dans la partie 4, consacrée à la chaîne GEIDE, nous approfondirons le thème des techniques de capture d’images et de numérisation.